5 Consejos para la Implementación de un CMMS Biomédico en Hospitales

Evalúa y planifica las necesidades del hospital
Antes de iniciar con tu CMMS Biomédico, recomendamos hacer una evaluación 360 de tu Departamento de Ingeniería Biomédica para determinar qué es lo que buscamos lograr con la implementación de dicho sistema. A continuación, te compartimos algunas preguntas a responder en este proceso:

• ¿Qué situaciones han causado una inconformidad en cuanto al trabajo del Departamento de Ingeniería Biomédica?
• ¿Los reportes que estamos entregando a nuestra dirección son suficientes y su contenido agrega valor a la toma de decisiones en el hospital?
• ¿En cuanto a equipo médico, qué situaciones o errores recurrentes es necesario atender a la brevedad?
• Si implementamos un CMMS Biomédico el día de hoy, ¿qué es lo que esperamos como resultado o cambio en nuestras actividades en el corto plazo?
• ¿Qué nomenclatura utilizaremos para la gestión del inventario?
• ¿Nuestros colegas estarán dispuestos a adoptar la herramienta en el corto plazo?

También recomendamos considerar los recursos y el presupuesto disponible para implementar el sistema; la planificación es clave para asegurar que el CMMS sea una inversión efectiva.

Convierte las necesidades en características funcionales para seleccionar la mejor opción
Una vez que se hayan identificado las necesidades del hospital, recomendamos seleccionar un CMMS Biomédico que se adapte a estas. Existe una gran variedad de soluciones disponibles en el mercado, sin embargo no todas cumplirán las características que buscamos. 

En el entorno hospitalario, el uso de CMMS se ha convertido indispensable para la producción de reportes, gestión del mantenimiento y de activos, por lo que la exigencia del sector salud también ha llevado a que los CMMS se orienten cada vez más a las necesidades de la salud. El uso del término “CMMS Biomédico” ha tomado mayor relevancia dado a que describe aquellas soluciones que se enfocan exclusivamente en la gestión de activos en el sector salud. Recomendamos ampliamente evaluar las soluciones que han sido diseñadas para las necesidades de la salud, de esta manera seguro ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo, así como también probablemente evitarás cambiar de sistema más adelante.

Finalmente, es importante considerar que el CMMS a elegir pueda manejar la gran cantidad de equipos médicos en el hospital, así como también que cuente con las funciones necesarias para administrar y programar el mantenimiento de los activos en cuestión. 

Una vez que tengas la mejor opción, programa una cita con el proyecto al comité de compras del hospital y presenta los motivos por los cuales crees que contratar un CMMS Biomédico ofrecería valor a tu trabajo diario. ¡No olvides incluir al Departamento de Sistemas!

Capacitar al personal en el uso del CMMS
El personal encargado del mantenimiento debe ser capacitado en el uso del CMMS para que puedan sacar el máximo provecho de sus funciones. La capacitación debe incluir cómo registrar nuevos equipos médicos, cómo programar su mantenimiento, cómo registrar el historial de mantenimiento, y cómo generar informes. La capacitación debe ser continua para asegurar que el personal esté actualizado con el uso del CMMS.

Un consejo importante es tener paciencia con la adopción del sistema, pues no todas las personas mostrarán la misma conformidad y disposición a cambiar su forma de trabajo. Para un mejor entendimiento de la adopción de nuevas tecnologías, recomendamos la siguiente lectura:

Crossing the Chasm por Geoffrey Moore

Establecer procesos claros para el mantenimiento
Es importante que se establezcan procesos claros para el mantenimiento de los equipos médicos en el hospital. Esto debe incluir los procedimientos para solicitar y programar el mantenimiento, así como las políticas para la asignación de tareas. 

Es importante que se establezcan protocolos claros para el mantenimiento preventivo y correctivo para asegurar que los equipos médicos estén disponibles y en buen estado de funcionamiento. No olvides capacitar constantemente al personal y preparar videos para que puedan consultar rápidamente como realizar estas funciones.

Monitorear el rendimiento del CMMS
Una vez que el CMMS esté en funcionamiento, es importante monitorear su rendimiento para asegurar que esté funcionando correctamente y cumpliendo con las necesidades del hospital. Esto debe incluir la revisión de los informes de mantenimiento para identificar problemas recurrentes, el monitoreo de las fechas de mantenimiento para asegurar que se estén cumpliendo los plazos, y la retroalimentación del personal para mejorar el uso del sistema.

Para motivar al personal usuario, puedes utilizar un sistema de recompensas en donde utilizar el CMMS se incluya como parte esencial de su trabajo diario. Compensar monetariamente no siempre es la única opción; a veces con una simple felicitación o reconocimiento público es más que suficiente para motivar a los que nos rodean.

En conclusión, implementar un CMMS en un hospital puede mejorar significativamente la eficiencia de los procesos de mantenimiento y reducir costos a largo plazo. Para asegurar que la implementación sea exitosa, es importante evaluar y planificar las necesidades del hospital, seleccionar un CMMS que se adapte a esas necesidades, capacitar al personal, establecer procesos claros para el mantenimiento, y monitorear el rendimiento del sistema.

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