Cálculo del personal requerido para la ejecución rentable de las actividades de mantenimiento preventivo en equipo médico (1/2).

Cálculo del personal requerido para la ejecución rentable de las actividades de mantenimiento preventivo en equipo médico (1/2).

Desde la perspectiva del negocio, la gestión de todo tipo de recursos en una institución de salud (y en cualquier empresa) es clave en el aprovechamiento del presupuesto anual. Como lo hemos mencionado anteriormente, la mayoría de los hospitales y clínicas en México cuentan con un número bajo de ingenieros biomédicos (en la mayoría de los casos, sólo uno independientemente del número de equipos médicos), lo que compromete fuertemente tanto la calidad del servicio/seguridad del paciente, así como los recursos monetarios para su operación.

En esta nota, sugerimos una serie de pasos para calcular el número de profesionales que se requieren para cumplir con el calendario de mantenimiento preventivo anual que será atendido por personal contratado por el hospital o clínica, mismo que representa una fracción del cálculo total del personal para el Departamentos de Ingeniería Biomédica (DIB).

Es importante mencionar que dicha metodología es una sugerencia basada en la experiencia de nuestro equipo de trabajo, quienes nos hemos dedicado a la creación y operación de DIBs en el mercado nacional por más de 10 años. Es altamente recomendable que consideren el resultado de estos pasos como una aproximación, pues los requerimientos del día a día en instituciones de salud varían fuertemente según las necesidades particulares de cada una.

Paso 1. Asegurar que el inventario de equipo médico es confiable.

El inventario de equipo médico es, sin duda alguna, una de las herramientas más poderosas para cualquier DIB, pues determina el alcance del mismo en cuanto al número de activos que deberán de encontrarse en la mira del DIB. Previo a iniciar el cálculo del personal necesario para cumplir con las actividades relacionadas al mantenimiento preventivo interno, sugerimos revisar a detalle el inventario, tanto digital como en físico, para concluir con el número de activos que se encuentran en el alcance del DIB.

En relación a inventarios, es importante definir que se incluye y que no se incluye dentro del mismo, por lo que sugerimos revisar a detalle este documento para tener un mejor conocimiento sobre lo que es y no es un equipo médico.

Paso 2. Determinar que equipos serán atendidos por el DIB.

En nuestra experiencia, un DIB puede atender un promedio del 60% del mantenimiento preventivo de manera interna. Sin embargo, existen otros factores que pueden contemplarse para hacer un análisis más minucioso:

  • Prioridad del equipo médico en la institución de salud: Identificar qué servicios, y por consecuencia equipos médicos, son clave para la rentabilidad del negocio. Un equipo médico detenido representa una pérdida económica, y si dicho equipo es clave para la prestación de un servicio con ingresos altos para la institución, puede ser catastrófico.
  • Posibilidad económica de la institución de salud: Conocer el presupuesto que la institución de salud puede destinar hacia la contratación de ingenieros especializados para llevar a cabo servicios de mantenimiento, así como para el equipamiento e infraestructura del DIB.
  • Disponibilidad de herramientas especializadas: Diagnosticar el equipo médico de manera cualitativa es igual a no realizar ningún diagnóstico, pues es simplemente una aproximación y no un proceso de medición en el cual se compare su funcionamiento actual con lo establecido con el fabricante. Es de suma importancia que, para realizar dichos servicios, se cuente con herramientas calibradas y certificadas que ayuden a que el ingeniero pueda determinar si un equipo funciona correctamente o si requiere algún tipo de ajuste.
  • Nivel de experiencia del equipo de trabajo: Según los puntos mencionados, es importante conocer si los ingenieros con los que cuento realmente podrán atender los servicios de mantenimiento con profesionalismo, experiencia y ética, pues de no ser así, la seguridad de los pacientes atendidos por dichos equipos puede encontrarse en peligro.

Paso 3. Determinación de la periodicidad del mantenimiento preventivo para cada tipo de activo.

Cada equipo tiene distintas necesidades en relación a servicio, y de la misma manera, provee un nivel de riesgo específico hacia el paciente y los profesionales de la salud. Hablando de riesgo, este no sólo aplica para cuidadores y pacientes, sino también para la empresa, por lo que la periodicidad del mantenimiento no solamente deberá de considerar el riesgo operativo, sino también el riesgo financiero. Ambos tipos de riesgo son medibles y existen metodologías comprobadas que ayudarán a cuantificarlos, para después, establecer la frecuencia de mantenimiento para cada tipo de equipo médico. Según nuestras investigaciones, hemos concluido que un promedio congruente para realizar dicha aproximación es de 1.5 servicios por tipo de equipo médico, sin embargo, esto no quiere decir que cada activo requiera de 1.5 servicios anuales; es un promedio de todos los cálculos que llevamos a cabo para cada tipo de equipo médico.

Paso 4. Cálculo del número de horas por orden de servicio por tipo de activo. 

Para determinar este punto, es importante considerar el nivel de experiencia de los ingenieros y medir cual es el tiempo promedio invertido por orden de servicio para cada tipo de equipo médico. En nuestro caso, hicimos evaluaciones con ingenieros con tres niveles de experiencia; Recién Egresado (0 a 2 años de experiencia en servicio), Experiencia Intermedia (2 a 4 años de experiencia en servicio) y Experiencia Avanzada (>4 años de experiencia en servicio) y hemos concluido que el número de horas promedio de todos los equipos, así como de los tres niveles de experiencia es de 3.2 horas por cada orden de servicio. Nuevamente, este número es una aproximación para la determinación del numero de ingenieros y no un estándar de horas para cada servicio.

Paso 5. Cálculo del número de horas requeridas para las actividades de mantenimiento preventivo interno.

Habiendo calculado el número de equipos atendidos internamente, su periodicidad en servicios preventivos y el tiempo promedio que toma ejecutar una orden de servicio, podemos calcular el número de horas requeridas:

HRS MPREV = EM x PM x HRS

En donde:

  • HRS MPREV: Número de horas requeridas para cumplir con los servicios de mantenimiento preventivo a ser atendidos por el DIB.
  • EM: Número de equipos médicos cuyo mantenimiento preventivo será atendido por personal del DIB.
  • PM: Periodicidad promedio del mantenimiento preventivo para los equipos médicos.
  • HRS: Promedio de horas para la ejecución de una orden de servicio.

Ejemplo

El DIB pretende atender 420 equipos internamente; EM = 420. El promedio de servicios preventivos anuales, según el promedio del cálculo en todos los tipos de equipo médico de la institución, es de 1.5; PM = 1.5. El promedio de horas para completar una orden de servicio preventiva, según el promedio general del cálculo de ejecución de una orden preventiva para cada tipo y según los tres niveles de experiencia propuestos, es de 3.2; HRS = 3.2.

∴ HRS MPREV = EM x PM x HRS

∴ HRS MPREV = 420 x 1.5 x 3.2

∴ HRS MPREV = 2,016

Conclusión

El DIB deberá de considerar 2,016 horas en promedio para cumplir con el calendario de mantenimientos preventivos interno.

 

...continuará en un segundo artículo.

cmms tinc modulos1TINC CMMS | Contáctanos y recibe más información acerca de como ahorrar tiempo y dinero en materia de gestión, administración y evaluación del equipo médico en tu institución de salud.


Imprimir   Correo electrónico