Uno de los temas más relevantes en los hospitales y las empresas biomédicas es la gestión de activos, específicamente como llevar de manera eficiente un inventario de activos y si… estoy hablando de esas malditas hojas de Excel 🙄.
Independientemente de la herramienta que utilices, entender al 100% para qué sirve tu inventario, qué información debemos de capturar, cada cuanto lo actualizamos, etc. es muy importante sobre todo si deseas preparar el plan de gestión para tus activos.
En este artículo te hablaré acerca de los conceptos básicos pero esenciales de la gestión de activos y sobre todo, como sacar el mayor provecho de tu inventario; así que vamos a darle.
Un activo es cualquier artículo o cosa que represente valor para la empresa, esto puede ser desde algo muy grande como una camioneta o un tomógrafo hasta lo más pequeñito como un oxímetro o una cámara de seguridad.
En sí, cada uno de estos artículos representa cierto valor para la organización porque forma parte de algún servicio. Por ejemplo, si hablamos de las cámaras de seguridad, estas junto con el sistema de monitoreo, la unidad de almacenamiento, etc. representan o producen valor porque ayudan a mantener cierto grado de seguridad en las instalaciones o inclusive producen evidencia en un incidente.
Piénsalo de esta manera… si en un hospital se extravía un recién nacido, las cámaras de seguridad pueden entregarnos información importante para averiguar qué pasó e inclusive quién se llevó al bebé y en qué momento. Esta información tiene mucho valor porque puede ayudarnos a encontrar al bebé e inclusive a evitar que vuelva a suceder.
Ahora, para que estos artículos o activos puedan participar en la creación de valor, necesitan estar al 100% en cuanto a su funcionamiento, es decir, deben de poder cumplir el propósito para el cual se compraron siempre que se requieran.
Volvamos al ejemplo del recién nacido... ¿¿¡¡Te imaginas ir al centro de monitoreo del hospital para obtener la grabación del momento en el que el bebé desapareció y que resulte que la unidad de almacenamiento se dañó y no grabó nada??!!
Duele, pero no te preocupes... justo para esto existe la gestión de activos 💪💪.
La gestión de activos no es más que el conjunto de actividades realizadas por una organización para asegurar que sus activos siempre produzcan valor.
A mí me gusta definirlo como todo lo que hacemos para que el activo esté siempre disponible, sea seguro para utilizarse y que sea costo-efectivo durante su vida útil. Esto incluye muchas cosas de las cuales no hablaremos hoy como el mantenimiento, el ciclo de gestión, etc. Sin embargo, te puedo decir que la columna vertebral, la base sobre la que se trabaja todo lo relacionado a la gestión de activos es el inventario.
Te la pongo así...
Si te contrataron para liderar algún departamento de biomédica, mantenimiento o sistemas, estás ahí para asegurar que todos los activos que están en tu inventario siempre funcionen y no generen problemas en la operación. Hago énfasis en las palabras “todos los activos” porque justo de esto trata un inventario; de identificar los activos que se encuentran relacionados a la organización independientemente de a quién pertenezcan, porque claro es común que en cualquier organización de salud o empresa biomédica se cuente con equipo demo, en renta, a préstamo, etc.
Sin importar a quién pertenezcan estos activos, una regla no escrita de la gestión de activos es que estos deben de estar registrados en el inventario dado a que forman parte de la cadena de valor o la serie de actividades que en conjunto permiten a la organización generar valor.
Además, estos activos también representan un riesgo hacia el usuario y el paciente, como por ejemplo una unidad de rayos x... Es común que el área de radiología en una clínica u hospital esté equipada por un tercero y que este lleve su propia gestión para asegurar que el servicio que está prestando no sea interrumpido por fallas inesperadas. Al llevar la gestión, el tercero deberá de documentar todo lo relacionado los servicios del activo, las inspecciones, certificaciones y demás que sea relevante para asegurar la continuidad en el servicio y la extensión máxima de la vida útil del activo.
Dado a que el equipo en cuestión se ubica en las instalaciones de una clínica u hospital y no en las de quien ofrece el servicio integral o el arrendamiento del equipo, es responsabilidad de la organización de salud contar con toda la información que le permita demostrar que el equipo cumple con lo establecido en la regulación, pero que además y más importante, es seguro para utilizarse en pacientes. Por ello, reitero la importancia de incluir también el equipo que no sea propiedad de nosotros en el inventario de activos.
Pero bueno, no me voy a adelantar a lo bueno. Así que regresemos al inventario de activos.
Tal cual, el inventario de activos es una lista de activos de interés que comparten características llamadas criterios de inclusión. Para que un activo se incluya en un inventario debe con estos criterios, como por ejemplo la categoría, el tipo de activo o la pertenencia.
Aunque la mayoría de las organizaciones y empresas biomédicas tienen un solo inventario comúnmente llamado activo fijo administrado por el área de finanzas para fines patrimoniales, la gestión de estos activos comúnmente es asignada a tres departamentos; sistemas, mantenimiento y biomédica.
Cada una de estas áreas o departamentos tiene una fracción de los activos del inventario principal al cual comúnmente se le refiere como el inventario de sistemas, el inventario de mantenimiento y el inventario de biomédica, identificando los activos que quedan bajo la responsabilidad de cada departamento en términos de funcionalidad, seguridad, vida útil, etc.
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Los activos de cada departamento cumplen con criterios de inclusión específicos y por ello es común que un activo que está registrado en el inventario de sistemas no esté registrado en el de mantenimiento o en el de biomédica; cada área atiende un universo definido de activos y por ello podemos afirmar que el inventario como tal define el alcance de cada departamento, es decir que atenderá y qué no.
En resumen, el inventario de activos debe de responder como mínimo preguntas demográficas, como por ejemplo cuantos activos tengo bajo mi gestión, cuales son, a quienes pertenecen, etc. Pero antes de comenzar a hablar sobre indicadores y toma de decisiones, quiero que pienses en la siguiente pregunta… ¿Cuándo fue la última vez que actualizaste tu inventario? ¡¡Ooops!! 🙃🙃
No era broma cuando mencioné que la columna vertebral de la operación de los departamentos de sistemas, mantenimiento y biomédica es el inventario, pues la mayoría, sino es que todas las actividades se relacionan con esta herramienta o simplemente con los activos que cada departamento gestiona. En conjunto con los demás departamentos encargados de gestionar activos, creen un documento en el cual se establezcan los criterios de inclusión y cuando lleguen a un acuerdo, promuévanlo entre los usuarios finales para que se sepa a quien hay que acudir para solicitar soporte de cada activo.
Como te imaginarás, el inventario puede darnos bastante información valiosa. Sin embargo, para que eso suceda, tenemos que hablar acerca de dos temas muy pero muy importantes; los registros y la confiabilidad de estos.
Cuando pensamos en un inventario seguro se nos viene a la mente una hoja de cálculo (😡), en donde las columnas son propiedades como tipo de activo, marca, modelo, número de serie, etc. y las filas son registros que corresponden a un activo.
Por ejemplo, Electrocardiógrafo Schiller ECG Cardiovit FT-1, etc. Para no terminar con una hoja de Excel con 300 campos, es importante planificar con cuidado las propiedades que capturaremos para cada activo en nuestro inventario. A fin de cuentas, ¿para qué nos sirve tener tanta propiedad en el inventario? ¿para qué la vamos a usar? Ahí te va.
Para mantenernos eficientes, las propiedades de tu inventario deberán de cumplir con al menos uno de los criterios que mencionaré a continuación; la propiedad ayuda a identificar un activo y/o la propiedad ayuda a producir un indicador.
Toda propiedad que no cumpla con cualquiera de estos, descártala de tu inventario, como por ejemplo el voltaje de alimentación o el país de fabricación; eso puedes verlo en el manual cuando lo necesites, por ahora no necesitas distracciones en una herramienta que consultarás muy frecuentemente.
Si hay algo en lo que quisiera hacer énfasis en el manejo de inventarios de activos en salud es el tema de la nomenclatura o estandarización en esta importante base de datos. La falta de esta importante característica nos ha dolido bastante a nivel mundial durante los procesos de H1N1 y COVID-19, en donde las estrategias y planes de contingencia para combatir la pandemia dependían principalmente de la disponibilidad de recursos humanos y tecnológicos.
Con el solo hecho de no poder responder con certeza la pregunta “cuantos ventiladores mecánicos están disponible en este momento para hacerle frente a la pandemia" nos refleja la poca importancia que le hemos dado al inventario de activos, pero no te preocupes; por eso estamos aquí.
Sin entrar mucho en detalle, una nomenclatura se refiere a una lista de términos que podemos adoptar para estandarizar ciertas propiedades, como por ejemplo el tipo de activo. No me canso de repetir una y otra vez lo importante que es esto, pues en un mismo hospital podemos tener unidades de electrocirugía, electrocauterios, electrobisturíes y cuchillos que cortan y coagulan!
Uno de los motivos por los cuales no pudimos obtener un censo confiable de los activos disponibles para hacerle frente a las pandemias mencionadas fue la falta de un lenguaje común y herramientas interoperables; ¡no podemos permitir que esto vuelva a suceder!
La moraleja? Estandariza la mayor cantidad de propiedades posibles para que por lo menos puedas tener un censo certero de lo que está bajo tu gestión. Si no has adoptado una nomenclatura como la Global Medical Device Nomenclature o si en tu país no cuentan con alguna oficial que puedas utilizar, por lo menos asegúrate que todas aquellas propiedades que puedas estandarizar sean de tipo lista desplegable para que quienes utilicen esta base de datos puedan cometer la menor cantidad de errores posibles.
Créeme, puede sonar sencillo pero he visto que hospitales “no cuentan con suficiente equipo” e invierten miles de dólares comprando nuevos que realmente si tienen pero... ¡¡registrados con otro nombre!! Triste pero cierto.
Tal cual, no existe un proceso universal para alimentar el inventario; solo hay que acercarnos al activo en cuestión y obtener la información que necesitamos. Alguna información puede que no se encuentre físicamente en este, como por ejemplo el valor de compra o la fecha de instalación, por lo que seguramente tendrás que acudir con alguien en el departamento de finanzas para complementar su perfil.
Ya sé lo que estás pensando... 🙄
Es casi imposible tener el 100% de las propiedades alimentadas para cada activo en el inventario pero... no te preocupes; no pasa nada si alguien derramó café en la factura o si quien ejecutó el servicio tenía muy mala letra para indicar la fecha del último mantenimiento preventivo. Si no cuentas con un dato, estímalo siempre y cuando el motivo por el cual estás capturando esta propiedad te lo permita. Tampoco tienes que tener todo el inventario lleno en un día; puedes reservar tiempo semanal o mensualmente para esta actividad y completarla dentro del mes o inclusive del año, todo depende de las prioridades en tu agenda de trabajo.
¡Bien! Ya tenemos el inventario de activos; ¿ahora qué? Es tiempo de establecer algunos acuerdos para el manejo de este, como por ejemplo quien tendrá acceso a este, quien puede editarlo, registrar nuevos activos, etc. Una metodología que puedes usar para establecer tus permisos es pensar en las siglas CRUD o Create, Read, Update y Delete.
Haz una lista de las personas o de los cargos que podrán Registrar Activos (create), Tener Acceso al inventario (read), Actualizar o editar (update) y Eliminar registros o dar de baja activos (delete). Con base a esto, puedes generar una política que establece quién puede hacer qué.
Otro tema importante es la accesibilidad; ¿lo cargarás en la nube? ¿será accesible vía dispositivo móvil? Piensa en todos los escenarios en los que pudieras necesitar acceder a esta poderosa herramienta y selecciona la modalidad o plataforma en la que llevarás tu inventario.
Por último pero no menos importante, hablemos de los conteos cíclicos.
Un conteo ciclo es una técnica utilizada para confirmar la veracidad de una fracción del inventario para evitar hacer un inventario nuevo anualmente. Llevar a cabo esto ayuda a mantener un mejor control de los activos y a identificar discrepancias rápidamente, pues no necesariamente lo que esté registrado en el inventario reflejará la realidad en campo.
En un entorno donde constantemente salen y entran activos, es importante asegurar que estamos en control total y llevar a cabo conteos cíclicos de manera frecuente nos ayudará con este punto.
La gestión de activos es el conjunto de actividades ejecutadas para mantener disponibles, seguros y costo-efectivos todos los activos de una organización o empresa, que son meramente todos los artículos que representan valor o que participan en la cadena de valor de la organización o empresa.
La columna vertebral para una buena gestión es tener identificados con certeza los activos sobre los cuales se llevará a cabo nuestro plan anual, es decir contar con un inventario confiable y actualizado.
El inventario consta de propiedades y registros, mismos que deben de ser planificados y recopilados de manera cuidadosa, manteniendo especial atención en la estandarización de los registros para la adecuada identificación de los activos y cálculo de indicadores importantes.
Espero que este artículo te ayude a incursionar o mejorar en la gestión de activos. Por supuesto que esto no lo es todo, pero por lo menos considero que es lo mínimo indispensable que un buen gestor debe tomar en cuenta para iniciar su proyecto de plan de gestión.
Te deseo mucho éxito, hasta la próxima.
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