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Guía para la Producción de Indicadores Relevantes a partir del Inventario de Equipo Médico

En una era que da vueltas alrededor del uso herramientas y plataformas digitales, el acceso a información confiable y homologada es vital para una toma de decisiones efectiva y pronta para hacer frente al #COVID19. A continuación, les ofrecemos algunas recomendaciones que seguramente les ayudarán a producir información relevante para hacer frente a esta pandemia.

 

Aclaraciones

Las recomendaciones en esta guía son producto de la experiencia del autor, así como de buenas prácticas de Ingeniería Clínica (IC), literatura y recomendaciones de institutos y expertos en diversos proyectos en los que se involucró el autor. Esta guía no es un estándar ni una regulación oficial; su único propósito es fungir como un recordatorio acerca de la importancia de la ejecución correcta de procesos básicos y fundamentales de gestión del equipo médico (GEM) para la planeación de estrategias relacionadas al manejo de  desastres/contingencias tales como el #COVID19

 

Variables o Campos Relevantes en el Inventario de Equipo Médico

El inventario de equipo médico (IEM) es la columna vertebral de cualquier Departamento de Ing. Biomédica (DIB), en especial porque establece el alcance general de la mayoría de los procesos de gestión de dichos activos. Independientemente de la plataforma que utilices para gestionar tus activos, se recomienda incluir mínimo las siguientes variables/campos en el IEM:

ID del Activo, Dueño, Categoría, Tipo, Marca, Modelo, No. Serie, Estatus, Ubicación/Servicio Clínico. Sub Ubicación/Área, Categoría de Riesgo, Categoría de Criticidad, Último Servicio Preventivo, Próximo Servicio Preventivo y Años en Servicio.

  • Nota Importante 1: estos no son los únicos campos que podrás incluir en el inventario de equipos médicos; por favor considera lo anterior como parte de la base de tu inventario.
  • Nota Importante 2: si estas utilizando MS Excel o cualquier otra plataforma para gestión de activos, asegúrate de que la mayor cantidad de los campos sean tipo “lista desplegable” con opciones homologadas, pues la estandarización es la clave de la producción de indicadores clave para la toma de decisiones, en especial los campos mencionados anteriormente.
  • Nota Importante 3: si alguna nomenclatura internacional (como la GMDN) cumple con las necesidades de tu país, solicita que todo el personal del DIB la adopte/utilice lo antes posible.

 

Nomenclaturas y Estandarización

Para conocer la capacidad instalada actual del equipo médico, nuestras instituciones de salud deben estandarizar la nomenclatura utilizada para identificar dichos activos en un inventario.

Aunque pueda parecer básico, el no lograr una homologación de la nomenclatura para equipos médicos impidió que pudiéramos conocer (a ciencia cierta) con cuantos equipos médicos contábamos para hacer frente a la H1N1 hace 10 años y es el mismo caso con respecto al COVID-19.

Es común que se utilicen diferentes “nombres” o términos para identificar el mismo equipo (caso particular de una Unidad de Electrocirugía y un Electrocauterio); debemos evitar que nuestro inventario contenga “errores de dedo” o duplicidad de términos para identificar los activos; el primer paso es homologar/estandarizar.

 

Plataformas para Gestión de Equipos Médicos

Habiendo homologado todas las variables/campos (marca, modelo, etc.) para identificar un activo y realizar su posterior gestión durante todo su ciclo de vida, es necesario utilizar herramientas que faciliten el acceso a información relevante para la toma de decisiones.

MS Excel ha sido la herramienta más utilizada por los Ingenieros Biomédicos para hacer la gestión de sus activos. Sin embargo, MS Excel no facilita la producción de indicadores relevantes debido a que es fácil cometer errores ortográficos (por mencionar un ejemplo) al momento de ingresar la información en variables/campos clave, así como también representa un reto importante al momento de programar macros, tablas dinámicas e inclusive en la implementación de una nomenclatura estandarizada.

La utilización de sistemas ERP, EAM o CMMS que no sean especializados en temas Biomédicos muchas veces representa el mismo reto que utilizar MS Excel e inclusive puede resultar contraproducente por más completa que sea la herramienta, pues el diseño y programación de dichas plataformas son orientadas a buenas prácticas, estándares e inclusive regulación de otros sectores como el industrial o aeronáutico.

El gran reto de utilizar herramientas no enfocadas/especializadas en el sector salud es garantizar lo anterior: homologación y utilidad de los indicadores proporcionados.

Para tomar decisiones en materia de tecnología médica, que resuelvan problemas y urgencias en el sector salud como la que el día de hoy se presentan, se requiere de plataformas diseñadas por quienes ya vivieron estos retos, que han estudiado buenas prácticas en Ingeniería Biomédica y, sobre todo, por quienes han validado las soluciones en su propio sector.

La elección de la plataforma a utilizar es decisión del usuario, la institución de salud o del patrocinador del proyecto.

 

Ingreso de Nuevos Activos en el Inventario

Sin importar la pertenencia de los activos/equipos, es recomendable que todo el equipo médico sea verificado por el DIB previo a su instalación y se cargue al inventario de equipos médicos, pues esta herramienta define el alcance de este departamento. Si tienes dificultades logrando que el personal médico o los proveedores cumplan con esta política, asegúrate de hablar con el comité directivo acerca de los riesgos que representan (para médicos y profesionales de la salud) los equipos médicos que no han sido verificados funcionalmente; la seguridad siempre es primero.

 

Conteos Cíclicos

Quienes deben realizar este trabajo son los Profesionales en Ing. Biomédica, pues a través de su expertíz en tecnología médica, se logra una adecuada identificación de los activos para su posterior alta homologada en un inventario de equipo médico. En pocas palabras, no es tan sencillo como contar con un “diccionario” de todos los términos que podemos utilizar para nombrar a todos equipos médicos disponibles, se requiere criterio y experiencia para identificar estos activos hospitalarios; el segundo paso es actualizar el inventario actual.

Para garantizar que la información de tu inventario coincide con la realidad en campo, es necesario programar un par de conteos cíclicos a lo largo del año, de esta manera podrás auditar una muestra de activos por servicio clínico y poder estimar el grado de confiabilidad de esta herramienta.

Tomando en cuenta la situación en la que hoy nos encontramos, creo que es un excelente tiempo para actualizar, por lo menos, la información de los equipos críticos o de soporte de vida.

 

Información Demográfica Relevante Acerca del Equipamiento Médico

El acceso a la información es poder y, en tiempos de crisis, es esencial contar con información confiable cuando se requiera. A continuación, te comparto algunos indicadores relevantes que puedes ofrecer a los tomadores de decisión en tu institución de salud:

  • Disponibilidad de Tecnología MédicaTotal de Activos Disponibles, Total de Activos Disponibles por Categoría, Total de Activos Disponibles por Tipo, Total de Activos Disponibles por Marca, Total de Activos Disponibles por Modelo, Total de Activos Disponibles por Servicio Clínico, Total de Activos Disponibles por Área, Total de Activos Disponibles por Criticidad y Total de Activos Disponibles por Categoría de Riesgo.
  • Restauración de Tecnología Médica: Número de Activos Calificados para Ser Reparadas en el Corto Plazo, Presupuesto Total para Reparar Dichos Activos, Tiempo Estimado para Reparar un Activo, Total de Tiempo Estimado para Reparar Todos los Activos, Total de Activos a ser Reparados por Personal Interno y Total de Activos a ser Reparados por Personal Subrogado.
  • Adquisición de Tecnología MédicaNúmero de Unidades por Adquirir por Tipo, Costo Unitario Estimado por Tipo, Tiempo Estimado de Entrega por Tipo, Presupuesto Total para Adquisición de Nuevos Activos y Tiempo Total de Entrega de los Activos Adquiridos.

 

Conclusiones

Los Ingenieros Clínicos gestionan el segundo activo más importante en una institución de salud; el equipo médico. La gestión de activos/inventarios debe ser considerado como uno de los grupos de procesos más importantes en la Gestión del Equipo Médico (HTM), pues el resultado de dichos procesos provee la base para la ejecución exitosa de cualquier otro proceso en esta disciplina.

Cualquier duda, comentario, crítica constructiva o recomendación que pueda fundamentar esta guía es bienvenida mediante el envío de correos a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. .

 

Referencias

  • Iadanza, E. (2015). Clinical Engineering: From Devices to Systems.
  • World Health Organization . (2011). Introduction to Medical Equipment Inventory Management.
  • World Health Organization. (2011). Medical Equipment Maintenance Programme Overview.

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