Criterios de Inclusión en el Inventario de mi Hospital

Una guía básica para ayudarte a comprender que debes y no debes de incluir en tu inventario y por ende en tu programa de gestión.

El alcance de los Departamentos de Ingeniería Biomédica, Mantenimiento y Tecnologías de Información está delimitado por los activos que forman parte de su inventario. En pocas palabras, si cualquiera de estos departamentos está encargado de mantener funcionando y en buen estado las máquinas de anestesia, los aires acondicionados o los servidores de la organización, estos deben de estar registrados en el inventario a cargo del departamento correspondiente.

Pero… ¿Qué debo de incluir en el inventario? ¿Dónde está "la línea" que separa lo de un departamento y el otro?

Aceptémoslo, todxs hemos estado en algún tipo de discusión en donde apuntamos a otros departamentos porque eso “no nos toca”.

El problema es más grande que solo “echarle la culpa al otro”. Uno de mis autores favoritos, Tim Ferris, menciona que hay que “enfocarse en ser productivo y no en estar ocupado” y es exactamente el dilema en este caso.

¿Qué son los criterios de inclusión en un inventario?

Si cualquiera de estos departamentos debe mantener funcionales ciertos equipos, entonces… ¿Cuáles son esos ciertos equipos? ¿Qué características deben de cumplir? Esto es comúnmente conocido en el mundo de la gestión de activos como Criterios de Inclusión.

Los criterios de inclusión no es más que una manifestación formal de aquellas características con las que debe cumplir un activo para ser incluido dentro de un inventario y por ende en el programa de gestión (que incluye la parte de mantenimiento).

Algunos ejemplos de criterios de inclusión para equipo médico pudieran ser:

• El activo en cuestión debe cumplir con la definición de “Equipo Médico” dictada por la Organización Mundial de la Salud (dispositivo médico utilizado para diagnóstico, tratamiento o rehabilitación…)
• El activo en cuestión puede pertenecer a la organización o a alguna empresa/individuo externo a ella en modo préstamo, comodato, renta, etc.
• El activo se encuentra funcional y dentro de su periodo de vida útil según el fabricante.

Como definir los criterios de inclusión para mi inventario

Para definir los criterios de inclusión, puedes utilizar las siguientes técnicas y herramientas:

1. Análisis de inventario: revisar y comparar los inventarios actuales y realizar un conteo cíclico para determinar que está y que no está en el inventario
2. Entrevistas: preguntar al comité directivo cuales son aquellos activos para los cuales han formado tu departamento.
3. Recolección de datos: revisar con la dirección médica cuales son los activos que comúnmente ingresan los profesionales de la salud para llevar a cabo sus actividades también puede aportarte información relevante.
4. Lluvia de ideas: reúnete con tu equipo para producir y analizar ideas acerca de qué es lo que debería y no debería de ser incluido junto con sus características.
5. Costeo de actividades: determinar el equivalente en horas hombre del tiempo que le toma a un departamento atender ciertos activos.
6. Análisis causa-raíz: analizar los principales activos que presentan fallas y determinar si existe formalmente una instrucción para incluirlos en el inventario de alguno de los departamentos.

Quién debe de conocer los criterios de inclusión

Basta con incluir los criterios de inclusión en un documento de escrito libre cuyo propósito general sea comunicar que el departamento se encarga de atender los activos que cumplan dichas características. Una vez cuentes con este documento, revísalo con expertos y stakeholders que puedan emitir una opinión al respecto.

Cuando tengas tu versión final, es recomendable que lo comuniques a los siguientes perfiles de manera recurrente, clara y concisa:

• Usuarios Finales: para saber a quién acudir en caso de requerir soporte.
• Direcciones: para saber con quién planear nuevos proyectos.
• Almacén: para saber a quién llamar cuando se reciban nuevos equipos.
• Compras: para consultar información histórica en preparación a nuevos proyectos.
• Finanzas: para mantener actualizado el inventario total (patrimonio) y depreciaciones.
•  Calidad: para asegurar que todos los activos se encuentran en el programa de gestión dictado por estándares y regulaciones.

Puede parecer algo demasiado básico para dedicarle tiempo, pero créeme… esto es uno de los pasos más importantes para lograr una gestión eficiente de los activos en una organización de salud.

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