¿Qué características debe tener un CMMS alineado con la OMS?

Un CMMS alineado con la OMS debe registrar actividades de mantenimiento, gestionar inventario técnico, monitorear KPIs, automatizar reportes e integrarse con otros sistemas hospitalarios. Estas funciones permiten una trazabilidad efectiva y mejoran la planeación y la toma de decisiones en mantenimiento hospitalario.

Cuando la Organización Mundial de la Salud habla de mantenimiento hospitalario, lo hace con la intención de brindar una guía clara y útil para quienes están al frente de esa labor todos los días. Sus recomendaciones no son conceptos abstractos, sino herramientas pensadas para ayudarte a mantener los equipos funcionando de forma segura, oportuna y trazable. En ese esfuerzo, hay una herramienta que toma protagonismo: el sistema de gestión de mantenimiento computarizado, o CMMS. Y hoy vamos a hablar de qué debe tener ese sistema para estar a la altura de lo que propone la OMS.

Pero no cualquier CMMS. Para cumplir con los estándares de la OMS, se necesita más que una base de datos o un programa que registre fechas de servicio. Se requiere un sistema que acompañe tus decisiones, facilite tu trabajo diario y esté alineado con la realidad de los servicios de salud.

Vamos a repasar juntos las características esenciales —según la OMS— que hacen la diferencia entre un sistema que solo documenta y uno que realmente ayuda a gestionar mejor.

¿Qué dice exactamente la OMS sobre los CMMS?

La OMS dedica una sección específica de sus recomendaciones a los CMMS. Pero no los presenta como herramientas administrativas, sino como aliados estratégicos para la planeación, el análisis de desempeño, la trazabilidad y la mejora continua.

La idea es simple, pero poderosa: ya no basta con hacer mantenimiento. Hay que demostrarlo, entender su impacto y anticiparse a lo que viene. Para eso se necesita un sistema que vaya más allá del registro.

Estas son las características que, según la OMS, no deben faltar.

Registro completo y trazable de la actividad de mantenimiento

• Historial detallado por activo
• Registro del técnico responsable
• Fecha, tipo de servicio, notas, insumos usados

Esto permite tener claridad total sobre lo que se ha hecho, sin depender de hojas sueltas, llamadas o memoria. La trazabilidad se vuelve clave para responder ante auditorías, planear mantenimientos y compartir información con otras áreas.

Gestión del inventario técnico

El mantenimiento no puede verse de forma aislada. Por eso, la OMS insiste en que el inventario técnico esté vinculado con el sistema de gestión. Un buen CMMS debe permitir:

• Cargar y actualizar el inventario técnico
• Asociar mantenimientos a cada equipo
• Filtrar por ubicación, tipo de tecnología o criticidad

Esto no solo facilita el control, también permite priorizar con base en riesgos reales.

Monitoreo de indicadores clave (KPIs)

Aquí la OMS sube la vara. Ya no basta con registrar: hay que medir. Un sistema alineado con estas recomendaciones debe facilitar el seguimiento de indicadores como:

• MTTR (tiempo medio de reparación)
• Cumplimiento del plan de mantenimiento
• Frecuencia de fallas por activo
• Tiempo de respuesta ante reportes

Lo mejor es que estos indicadores no tienen que calcularse manualmente si el sistema que usas ya los considera desde el inicio.

Automatización de reportes

La generación de reportes es una parte central de la toma de decisiones. La OMS propone dejar atrás los procesos manuales y avanzar hacia sistemas que:

• Generen reportes automáticos
• Sean exportables y compartibles
• Permitan filtrar por ubicación, equipo, técnico o proveedor

Esto no solo ahorra tiempo, también permite responder con datos confiables en cualquier momento.

Interoperabilidad con otros sistemas hospitalarios

Aunque no siempre se logra de inmediato, la OMS sugiere avanzar hacia sistemas que se comuniquen entre sí. Un CMMS ideal puede integrarse con:

• Inventarios institucionales
• Plataformas financieras
• Sistemas de calidad y seguridad del paciente

Este punto ayuda a tomar decisiones más completas y reduce la fragmentación de información.

¿Qué pasa si todavía no cumplo con todo esto?

No te preocupes. Esto no se trata de cumplir con una lista en un solo día. Se trata de saber en qué punto estás y hacia dónde puedes crecer. Esta guía te puede servir como punto de partida para hacer una evaluación realista de tu sistema actual.

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