¿Por qué seguir gestionando el mantenimiento en Excel puede poner en riesgo a tu hospital?

La OMS recomienda implementar un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) para sistematizar, planificar y evaluar las actividades de mantenimiento en hospitales, en lugar de depender de herramientas manuales como Excel.

📚 Esta entrada forma parte de la serie:

“6 claves para transformar tu mantenimiento biomédico (basadas en la OMS)”

1. ¿Por qué seguir gestionando el mantenimiento en Excel puede poner en riesgo a tu hospital?

2. ¿Qué debe tener un CMMS para ser realmente útil en hospitales?

3. ¿Estás registrando las fallas… o solo reaccionando a ellas?

4. El mejor software no sirve si nadie sabe usarlo (y la OMS lo advierte)

5. ¿Cómo saber si tu estrategia de mantenimiento está funcionando? Mide estos indicadores.

6. ¿Qué cambia cuando un hospital implementa bien un CMMS? (Lo dice la OMS)

Introducción

Si trabajas en mantenimiento biomédico en un hospital, sabes que Excel, las notas en papel o incluso los chats de WhatsApp han sido, durante años, las herramientas de batalla para organizar los servicios, dar seguimiento a fallas y coordinar actividades. Pero ¿y si te dijera que la Organización Mundial de la Salud (OMS) considera que ese tipo de gestión es insuficiente, y en algunos casos, incluso riesgosa?

Este blog forma parte de nuestra serie basada en el Documento Técnico de la Organización Mundial de la Salud (OMS): Sistema computarizado de gestión del mantenimiento (2011). En esta primera entrega, exploramos por qué seguir operando sin un sistema digital especializado no solo limita tu trabajo como ingeniero biomédico, sino que puede afectar directamente la seguridad del paciente.

¿Qué dice la OMS sobre este tema?

La OMS señala que los hospitales necesitan un sistema que les permita sistematizar, planificar, supervisar y evaluar las actividades de mantenimiento, especialmente en lo referente a dispositivos médicos.

“Un sistema computarizado para la gestión del mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) permite sistematizar la información relativa al mantenimiento de los dispositivos médicos, facilitando su planificación, seguimiento y evaluación.” (Organización Mundial de la Salud, 2011, p. 2)

¿Cómo se ve esto en la práctica?

Imagina que una bomba de infusión falla en plena noche. El técnico de guardia debe revisar historiales manuales, buscar al proveedor de servicio en un archivo compartido y luego notificar por mensaje a quien pueda autorizar la reparación. Para cuando el equipo se repara, el área clínica ya improvisó una solución… o reprogramó el procedimiento. Ahora multiplica ese escenario por 10, 30 o 100 dispositivos.

Cuando no existe un sistema que centralice los activos, los mantenimientos preventivos, las órdenes de trabajo y el historial, la información se dispersa, los errores aumentan y las decisiones se vuelven más lentas y reactivas.

¿Qué pasa cuando no lo aplicamos?

• Los mantenimientos preventivos no se cumplen a tiempo.

• Se desconoce el historial completo de un equipo antes de decidir reemplazarlo.

• Los reportes se hacen a mano o se omiten.

• Las áreas clínicas pierden la confianza en el área biomédica.

• Y en el peor de los casos: un equipo crítico falla en el momento menos oportuno.

  
  

¿Qué es un CMMS (y por qué no es solo “otro software”)?

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System), o Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento, es una herramienta digital que permite organizar, automatizar y documentar todas las actividades de mantenimiento dentro de un hospital.

No se trata solo de digitalizar tareas: un buen CMMS te da visibilidad total sobre tus equipos, su historial, los mantenimientos programados, los recursos disponibles y los indicadores clave que permiten tomar decisiones más efectivas.

En palabras de la OMS, es una solución que facilita la planificación, seguimiento y evaluación del mantenimiento biomédico, algo que los sistemas manuales simplemente no pueden ofrecer.

¿Cómo TINC puede ayudarte con esto?

TINC es un CMMS desarrollado por ingenieros biomédicos que conocen de primera mano las necesidades reales de los hospitales en Latinoamérica.

Con TINC puedes:

• Registrar y consultar el historial completo de tus equipos.
• Automatizar recordatorios para mantenimientos preventivos.
• Documentar órdenes de trabajo, proveedores y acciones correctivas.
• Generar reportes claros que se pueden compartir con otras áreas sin esfuerzo adicional.

No se trata solo de tener un sistema, sino de tener uno que entienda cómo funciona realmente un hospital.

🧩 ¿Y cómo usar esto a tu favor?

No tienes que decir que necesitas “un software nuevo”. Puedes empezar mostrando cómo cambiaría la forma en que gestionas equipos, tareas y reportes si tuvieras una herramienta que te permita anticiparte a los problemas en lugar de reaccionar a ellos.

Cuando surja la próxima conversación sobre equipos fuera de servicio o tiempos de respuesta, este insight puede ser tu mejor carta.