¿Qué debe tener un CMMS para ser realmente útil en hospitales?

La OMS recomienda que un CMMS hospitalario incluya al menos seis módulos clave: inventario de activos, planificación de mantenimiento, órdenes de trabajo, gestión de repuestos, contratos de proveedores y KPIs.

Esta entrada forma parte de la serie: 6 claves para transformar tu mantenimiento biomédico

1. ¿Por qué seguir gestionando el mantenimiento en Excel puede poner en riesgo a tu hospital?
2. ¿Qué debe tener un CMMS para ser realmente útil en hospitales?
3. Estás registrando las fallas… o solo reaccionando a ellas?
4. El mejor software no sirve si nadie sabe usarlo
5. ¿Cómo saber si tu estrategia de mantenimiento está funcionando? Mide estos indicadores.
6. ¿Qué cambia cuando un hospital implementa bien un CMMS?

Introducción

No basta con tener “un sistema”. Un CMMS (Computerized Maintenance Management System  o Sistema Computarizado para la Gestión del Mantenimiento) puede llamarse así "en papel", pero si no incluye los módulos correctos, en la práctica sigue siendo solo una hoja de cálculo disfrazada.

La Organización Mundial de la Salud (OMS) abordó este tema de manera directa en su Documento Técnico: Sistema computarizado de gestión del mantenimiento (2011), donde sugiere los componentes mínimos que debe tener un CMMS para que realmente funcione en entornos hospitalarios.

En esta segunda entrega de nuestra serie, vamos directo a la lista. Pero también a lo importante: qué significa cada módulo en tu día a día y cómo saber si lo estás aplicando bien.

¿Qué dice la Organización Mundial de la Salud acerca de los CMMS?

Según la OMS, un CMMS eficiente debe incluir al menos estos seis componentes funcionales básicos:

• Inventario de activos: listado completo y estructurado de todos los equipos médicos y de apoyo
• Planificación de mantenimiento preventivo y correctivo: registro de tareas programadas, frecuencia, responsables y tiempos estimados
• Órdenes de trabajo: sistema para generar, asignar, dar seguimiento y cerrar trabajos de mantenimiento
• Gestión de repuestos e insumos: control de existencias, uso y reposición de piezas
• Información sobre proveedores y contratos de servicio: registro de externos autorizados, tarifas, fechas y cumplimiento
• Indicadores clave de desempeño (KPIs): métricas para evaluar la efectividad del mantenimiento
  

“La inclusión de estos módulos permite una visión integral del proceso de mantenimiento y fortalece la toma de decisiones.” (Organización Mundial de la Salud, 2011, p. 6–8)

Estado actual de los CMMS en la mayoría de los hospitales

En teoría, muchos hospitales afirman tener un “sistema”. Pero en la práctica:

• El inventario está en un Excel que no se actualiza desde hace años
• Los mantenimientos se planifican en calendarios personales
• Las órdenes de trabajo no existen, o se resuelven con mensajes de texto
• No se sabe quién trajo qué refacción ni cuándo se repuso
• Los contratos están en una carpeta física en Recursos Materiales

Así que, aunque haya voluntad, no hay trazabilidad, no hay datos comparables y no hay forma de demostrar resultados.

Gestión de activos sin un CMMS

• Se pierde tiempo valioso buscando datos que deberían estar a un clic.
• El área técnica se vuelve reactiva y con baja credibilidad.
• No se puede justificar inversión, reemplazos ni decisiones ante otras áreas.
• En auditorías internas o externas, la información no está lista, ni organizada.

Sin estos módulos, el CMMS se convierte en solo otro repositorio más. No una herramienta de gestión ni inteligencia de datos

Módulos esenciales para los CMMS Hospitalarios

Un CMMS completo no solo tiene todos estos módulos, sino que los hace fáciles de usar, actualizar y revisar. Es decir: no basta con tener la función.

Importa que los flujos estén pensados para personas que trabajan bajo presión, con recursos limitados y sin tiempo que perder.

Como ayuda TINC a los hospitales

TINC fue diseñado tomando en cuenta los módulos recomendados por la OMS y adaptados al contexto operativo real de hospitales en Latinoamérica. Desde su primer uso, te permite:

• Subir o importar tu inventario y tenerlo centralizado.
• Reportar incidencias/fallos de tus equipos por medio de un código QR
• Automatizar alertas de mantenimiento preventivo y documentar acciones correctivas.
• Controlar refacciones, proveedores y contratos desde un solo lugar.
• Consultar reportes automáticos con indicadores clave de desempeño.

Todo desde una interfaz que no requiere capacitación compleja y puede adaptarse a tus procesos actuales.

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