El mejor software no sirve si nadie sabe usarlo

La OMS recomienda capacitar al personal en el uso de un CMMS para optimizar los procesos de mantenimiento en hospitales y garantizar el uso correcto del sistema.

Elegir un buen CMMS es un paso crucial para transformar el mantenimiento de activos hospitalarios, pero hay un reto igual de importante: asegurarse de que quienes lo operan saben cómo utilizarlo al máximo.

La Organización Mundial de la Salud (OMS) sugiere que un sistema de gestión, por completo que sea, solo será tan efectivo como el equipo que lo utilice. En su Documento Técnico: Sistema computarizado de gestión del mantenimiento (2011), destaca que la capacitación continua del personal es una pieza clave para que las funcionalidades del sistema realmente se traduzcan en una mejor gestión.

📚 ¿Nuevo en esta serie?

Hasta ahora hemos explorado tres claves fundamentales sugeridas por la Organización Mundial de la Salud para transformar la gestión del mantenimiento en hospitales:

• ¿Por qué seguir gestionando el mantenimiento en Excel puede poner en riesgo a tu hospital?
• ¿Qué debe tener un CMMS para ser realmente útil en hospitales?
• ¿Estás registrando las fallas… o solo reaccionando a ellas?

Hoy continuamos con la cuarta clave: la importancia de la capacitación del personal en un CMMS.

¿Cómo capacitar al personal para el uso efectivo de un CMMS en hospitales?

La OMS recomienda que la adopción de un CMMS vaya acompañada de un plan de capacitación técnica. Esto se debe a que la curva de aprendizaje inicial puede determinar el éxito o fracaso del sistema.

“La capacitación del personal no solo garantiza un uso correcto del sistema, sino que optimiza los recursos y permite una respuesta más ágil ante fallas y mantenimientos preventivos.” (Organización Mundial de la Salud, 2011, p. 12)

Mejores prácticas para capacitar al personal en el uso de un CMMS hospitalario

Para que la adopción del CMMS sea efectiva, la capacitación debe cumplir con ciertos principios:

• Capacitación técnica básica: Los usuarios deben conocer desde el inicio las funcionalidades principales: registro de fallas, creación de órdenes de trabajo, actualización de inventarios y seguimiento de activos hospitalarios.
• Capacitación operativa y de reportes: Es fundamental que sepan cómo generar reportes, analizar indicadores clave (KPIs) y realizar consultas rápidas en el sistema.
• Simulación de escenarios reales: La teoría ayuda, pero es en la práctica donde el personal aprende a resolver problemas comunes: fallas críticas, solicitudes urgentes y auditorías internas.
• Capacitación continua y actualizaciones: Un solo curso inicial no es suficiente. La OMS sugiere que los sistemas CMMS evolucionan, y la capacitación debe acompañar esos cambios.

Consecuencias de no capacitar al personal en el uso de un CMMS

• Errores en el registro de datos: Información duplicada, incompleta o mal documentada.
• Subutilización del sistema: Funcionalidades clave que nunca se exploran.
• Pérdida de datos históricos: No se registra adecuadamente el historial de mantenimiento y fallas.
• Resistencia al cambio: El personal regresa a métodos manuales por comodidad o desconocimiento.

El CMMS puede estar perfectamente implementado, pero si no se usa bien, su valor se pierde.

¿Cómo facilita TINC la capacitación en un CMMS hospitalario?

En TINC entendemos que la adopción tecnológica es un proceso, por eso hemos diseñado un enfoque de capacitación modular y continua:

• 📘 Capacitación inicial: Un recorrido completo por el sistema para usuarios operativos y administrativos.
• 🎓 Simulaciones prácticas: Talleres donde el personal experimenta casos reales en un entorno seguro.
• 🔄 Actualización continua: Cada mejora en el sistema se comunica y se entrena, para evitar lagunas operativas.
• 📊 Soporte en tiempo real: Nuestros especialistas están disponibles para resolver dudas y optimizar el uso del CMMS.

Cómo aplicar la capacitación para optimizar tu mantenimiento hospitalario?

Un equipo bien capacitado no solo usa el sistema: lo optimiza, lo valida y lo defiende.

La próxima vez que te pregunten si realmente vale la pena invertir en un CMMS, puedes mostrar no solo el sistema, sino cómo el equipo lo domina. Eso genera confianza y respaldo.

Esta entrada forma parte de la serie: 6 claves para transformar tu mantenimiento biomédico

👉 ¿Quieres saber si tu mantenimiento está funcionando realmente bien?

Esa es la quinta clave, y vamos a explicarte cómo medirlo en el siguiente blog.

¿Quieres probar TINC CMMS?